Anskaffningen av en ny klient-och patientdatasystemhelhet medför nya möjligheter
Utmaningarna med det splittrade fältet av datasystem inom Österbottens social- och hälsovårdstjänster är bekanta sedan länge. Genom att delta i det gemensamma Aster-projektet strävade Österbotten efter att lösa de problem som de splittrade klient- och patientdatasystemen orsakar. Aster-projektet strandade dock på hösten 2021, och sedan dess har man i Österbotten förberett en egen upphandling av ett klient- och patientdatasystem.
Användningen av många olika system tar tid och är en utmaning för personalen
Klient- och patientdatasystemet är ett av social- och hälsovårdspersonalens viktigaste arbetsredskap och därför är ett fungerande system som är gemensamt för alla en viktig förutsättning för Österbottens välfärdsområde.
– Nuläget är utmanande ur personalens synvinkel, för den information som behövs är splittrad i flera olika datasystem, säger IT-direktör Pia Haglund.
Det splittrande datasystemsfältet är inte kostnadseffektivt och det är tekniskt svårt att administrera. Den enkät till personalen som man genomfört i projektet bekräftar också de utmaningar som användningen av flera system medför. Enligt dem som svarade på enkäten medför användningen av flera system utmaningar, eftersom det är besvärligt att få en helhetsbild av klientens/patientens situation. Kommunikationen med andra sakkunniga och rapporteringen är komplicerade och användningen av flera system tar tid av personalen.
– Fullmäktiges beslut om att påbörja anskaffningen är ett betydande steg mot regionalt enhetliga verksamhetssätt, där kunden är i centrum och där vi med hjälp av digitaliseringen strävar till en avsevärd effektivisering av verksamheten, konstaterar Haglund.
Anskaffningsprocessen går framåt med kravspecifikationer
Fullmäktiges positiva beslut innebär att man i ASPO-projektet kan föra anskaffningsprocessen framåt. Centrala uppgifter i projektet är att beskriva föremålet för anskaffningen tillräckligt noggrant. Detta görs bland annat genom att utforma kravspecifikationer, dvs. genom att beskriva hurudana funktioner man kräver av systemet.
– Vi kommer nu att skaffa ett färdigt, befintligt datasystem, berättar Haglund. Trots att vi nu inte tänker utveckla ett nytt system, är det ändå viktigt att vi kan beskriva vad vi vill ha, fortsätter Haglund.
ASPO-projektet är indelat i olika faser. På bilden nedan är anskaffningen i sin helhet beskriven. I och med fullmäktiges beslut går projektet nu in i upphandlingsfasen.
Personalen kan följa ASPO-projektet på välfärdsområdets intranät. För Österbottens välfärdsområdes personal har man ordnat presentationer av programleverantörer samt en enkät gällande användningen av klient- och patientdatasystem. Då projektet framskrider kommer man att informera mera även på våra externa hemsidor.