Fyra lönedagar i januari – den första lönekörningen gick bra
Fredagen den 13 januari är den första lönebetalningsdagen i Österbottens välfärdsområde. Då betalas lönerna till den ordinarie personalen. Lönekörningen gick bra och den ordinarie personalen har redan haft möjlighet att kontrollera sin lönespecifikation via den egna nätbanken.
– Lönespecifikationen har funnits på nätbanken redan i några dagar. Hittills har man konstaterat tre fall där personerna inte fått lön, och det har redan korrigerats, säger HR-direktör Ann-Charlott Gröndahl.
Visstidsanställda betalas lön den sista varje månad. Utöver dessa vanliga lönebetalningsdagar har välfärdsområdet förberett sig på två extra lönebetalningsdagar i januari, eftersom man måste betala ersättningar som är förknippade med de gamla organisationerna och därför måste behandlas på ett avvikande sätt.
En överföring av stora datamängder är alltid förknippad med risker
Österbottens välfärdsområde har förberett sig på eventuella fel i lönebetalningen med tydliga anvisningar och instruktioner. Fel kan inträffa eftersom man varit tvungen att flytta uppgifterna för samtliga 8 000 anställda till en ny databas.
– På grund av lagstiftning har vi varit tvungna att skapa en helt ny databas för det självstyrande välfärdsområdet. I och med detta har vi även varit att tvungna att bygga upp uppgifterna för de som arbetat i välfärdssamkommunen, säger HR-direktör Ann-Charlott Gröndahl.
Välfärdsområdet har förberett sig väl inför överföringen av uppgifterna och har under hela hösten gått ut med information till de organisationer som ska överföra personal till välfärdsområdet. Organisationer och närchefer har exempelvis getts bestämda datum för när de inte längre får ändra på några uppgifter. Överföringen har i så hög utsträckning som möjligt skötts med hjälp av automatik, men vissa uppgifter har man varit tvungen att överföra manuellt.
– Personaluppgifterna lever hela tiden, varför det inte helt och hållet går att undvika fel eller bristfälligheter i samband med en så här omfattande överföring, trots att vi under de senaste månaderna försökt undvika att göra förändringar i anställningsuppgifterna som har lönekonsekvenser, säger Gröndahl.
Felen i personaluppgifterna kan exempelvis bero på olika lönetillägg och ersättningar samt arbetstidsprocenter.
– Anställda har fått klara anvisningar om vad de ska göra om de har fått fel lön, säger Gröndahl.
Anställda har fått klara anvisningar om vad de ska göra om de har fått fel lön
Ann-Charlott Gröndahl
Lönebetalningsprocessen sköts i samarbete med Mico Botnia. Mico Botnia ansvarar för själva lönebetalningen och de utredningar och korrigeringar som anknyter till lönebetalningen. Stora fel, exempelvis om någon helt blivit utan lön, åtgärdas genast. Andra fel korrigeras efter utredning.
– Vi samarbetar tätt med Mico Botnia för att allt ska löpa så smidigt som möjligt. Vi följer också med korrigeringsarbetet för att alla ska få sina löner i ordning så fort som möjligt, säger Gröndahl.