Chatt

Dataskyddsbeskrivning: Programmet Smart Symptom Check

Personuppgiftsansvarig

Österbottens välfärdsområde      
Sandviksgatan 2–4
65130 Vasa
Telefonnummer 06 218 1111, e-post: registrator@ovph.fi

Registrets ansvars- och kontaktpersoner

Ansvarsperson
Kathy Guss, överskötare
Telefonnummer: +358401384890, e-post: kathy.guss@ovph.fi

Kontaktperson
Sofi Nyman, digichef
Telefonnummer +358401495210, e-post: sofi.nyman@ovph.fi

Sonja Friman
Telefonnummer +358401801400, e-post: sonja.friman@ovph.fi  

Enhet
Kund- och resurscenter
Sandviksgatan 2–4, 65130 Vasa

Dataskyddsombud

Tuija Viitala, telefonnummer 06 213 1840
Sandviksgatan 2–4, 65130 Vasa
e-postadressen har formen fornamn.efternamn@ovph.fi

Anne Korpi, telefonnummer 040 183 2211
Dammbrunnsvägen 4, 65100 Vasa
e-postadressen har formen fornamn.efternamn@ovph.fi

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Syftet med lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (703/2023) är att förenhetliga behandlingen av kunduppgifter inom social- och hälsovården vid både ordnandet och tillhandahållandet av social- och hälsovårdstjänster.

Programmet Smart Symptom check syftar till att stöda dokumenteringen av patientuppgifter och bedömningen av vårdbehovet. Programmet används i sjukskötarens chatt och som stöd i telefontjänsten för bedömning av vårdbehovet. Med hjälp av programmet antecknas sådant som anknyter till kundens kontakt i form av en blankett för förhandsuppgifter. Utifrån dessa svar får den yrkesutbildade personen på förhand nyttiga uppgifter om kunden i rapportform och hen kan sedan spara dem i patientuppgifterna. På basis av de insamlade uppgifterna tillhandahåller programmet även andra tilläggsuppgifter såsom länkar, bilder, videor, triage-rekommendationer, vilka yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården som är lämpliga för situationen, statistikförande koder, vårdrekommendationer och anvisningar. I slutändan rekommenderas ändå att en bedömning av patientens situation alltid görs av en yrkesutbildad person inom hälso- och sjukvården.

Programmet kan användas av patienter och yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården.

Målgruppen är alla patienter som tar kontakt med vårdbehovsbedömningen och sjukskötarens chatt. Programmet Smart Symptom check är CE-märkt.

Syftet med behandlingen av uppgifterna hänför sig till apparatens användningsändamål. Målet med behandlingen är att stöda bedömningen av vårdbehovet.

Programmet Smart Symptom Check kan användas på två huvudsakliga sätt: 1) patienten/kunden identifierar sig och fyller i symtomblanketten via kundorganisationens digitala plattform och 2) hälso- och sjukvårdens yrkesutbildade använder symtomblanketten som stöd för sitt eget arbete via ett separat webbläsarbaserat användargränssnitt.

Personuppgifterna som behandlas och lagras är i stora drag likadana i båda fallen. Ur JST Healthcare Solutions Oy:s perspektiv går det inte att via uppgifterna i databasen identifiera vilket tillvägagångssätt som använts för att anteckna uppgifterna.

Syftet med behandlingen av personuppgifterna är att ge användaren en möjlighet att sköta sin hälsa eller sjukdom. För kundsäkerhetens skull är det nödvändigt att kunden identifierar sig i tjänsten genom stark autentisering. Uppgifterna i registret kan överföras till klient- och patientdatasystemet med iakttagande av social- och hälsovårdens lagstiftning. Lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (703/2023).

Rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

För att kunna använda sjukskötarens chatt måste kunden alltid identifiera sig genom stark autentisering via suomi.fi.

Kunden kan ansluta till tjänsten genom att starta en chattdiskussion med vårdpersonalen, antingen i Österbottens välfärdsområdes mobilapplikation eller på välfärdsområdets webbplats. För att starta en chattdiskussion krävs alltid identifiering via suomi.fi. Efter identifieringen öppnas blanketten för förhandsuppgifter i Smart Symptom check.

Personuppgifter som behandlas

De uppgifter som lagras i programmets databas kommer från enskilda patientsessioner. De personuppgifter som lagras är patientens ålder (årtal), kön samt svaren som getts i blanketten för förhandsuppgifter. Svaren lagras i formen ”Ja”/”Nej”/”Jag vet inte”. En del av frågorna innehåller också preciserande frågor om till exempel hur länge symtomet pågått eller fritt formulerade tilläggsuppgifter. Dessa tilläggsuppgifter lagras också i databasen.

Förvaringstid för personuppgifter

De sessionsuppgifter som samlas in via Smart Symptom check lagras i högst 24 timmar i databasen och i 10 år som säkerhetskopior. Logguppgifterna lagras i 12 månader. Datasäkerhetskopiorna är krypterade.

Uppgifterna i registret kan överföras till klient- och patientdatasystemet med iakttagande av social- och hälsovårdens lagstiftning. Patientuppgifterna lagras i enlighet med bilagan till Social- och hälsovårdsministeriets förordning om journalhandlingar (94/2022) och lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (703/2023). Socialvårdens klientuppgifter lagras i enlighet med lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (703/2023) och Arkivverkets beslut (AL/20064/07.01.01.03.01/2014). Uppgifterna raderas när det inte längre finns någon laglig grund för att behandla dem.  

Utlämnande av personuppgifter

Personuppgifter får utlämnas utanför verksamhetsenheten endast med patientens samtycke eller med stöd av lag. Lag om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (703/2023) kapitel 8. Uppgifter kan utlämnas till myndigheter som enligt lag är ålagda att upprätthålla nationella register inom hälso- och sjukvården för forsknings-, planerings- och statistikföringssyften samt till myndigheter som tillser verksamheten inom hälso- och sjukvården. Lag om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (703/2023) kapitel 9.

Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES

Inga uppgifter utlämnas regelmässigt. Uppgifter kan utlämnas endast med den registrerades uttryckliga samtycke eller till myndigheter som har lagstadgad rätt till uppgifterna. Uppgifter lämnas inte ut utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Principer för skydd av informationsmaterial

Lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder vidtas för att säkerställa informationsmaterialets säkerhet och personuppgifternas konfidentialitet, integritet och tillgänglighet.

a)    Manuellt informationsmaterial

Nej

b)    Digitalt informationsmaterial

Digitalt informationsmaterial lagras i en molntjänst på det sätt som beskrivs nedan.      

Yrkesutbildade personer loggar in sig i tjänsten via ett ad-användargränssnitt. Kunden använder stark autentisering.

Den SaaS-tjänst som tillhandahåller programvaran för Smart Symptom check upprätthålls av Magic Cloud Ab via servrar i Östra Nyland. Magic Cloud Ab:s dataskyddscertifikat följer standarden ISO 27001 och omfattar Magic Clouds datacenter- och molntjänster jämte stödfunktioner och -processer.

Dina dataskyddsrättigheter

Rätten att kontrollera, korrigera eller komplettera felaktiga uppgifter

Du har rätt att få veta om vi behandlar personuppgifter som gäller dig och att få en kopia av dina egna personuppgifter.

Du har rätt att be oss korrigera eller komplettera felaktiga uppgifter om dig.

Avlägsnande av uppgifter

I vissa situationer kan du begära att Österbottens välfärdsområde ska avlägsna personuppgifter som gäller dig om följande gäller:

• Österbottens välfärdsområde behöver inte längre dina personuppgifter för det ursprungliga ändamålet.
• Du vill återkalla det samtycke på vilket behandlingen grundar sig och det finns inte någon annan rättslig grund för behandlingen.
• Du motsätter dig att dina uppgifter behandlas och det finns inte någon motiverad grund för behandlingen.
• Dina personuppgifter har behandlats på olagligt sätt.
• Dina personuppgifter ska avlägsnas på basis av lagstiftning.

Begränsande av uppgifter

Du kan begränsa behandlingen av dina personuppgifter i dessa situationer:

• Du anser att uppgifterna är felaktiga.
• Dina uppgifter behandlas i strid med lag, men du vill inte att de avlägsnas i sin helhet.
• Österbottens välfärdsområde behöver inte längre dina uppgifter för det ursprungliga ändamålet, men du behöver dem för att fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk.
• Du har gjort en invändning mot behandlingen av dina uppgifter (begärt att de inte alls behandlas), men det slutliga beslutet är fortfarande föremål för prövning.

Överföring av uppgifter

Du har rätt att få dina personuppgifter som du lämnat till Österbottens välfärdsområde i en strukturerad, vanligt förekommande och maskinläsbar form och att begära att de överförs till en annan personuppgiftsansvarig.

Begäran om uppgifter

Du kan skicka in en skriftlig begäran om dina rättigheter via post eller e-post. Kontaktuppgifter finns under rubriken registrets ansvars- och kontaktpersoner. Observera att om du planerar att skicka ett e-postmeddelande som innehåller känslig personlig information ska du endast använda dig av skyddad e-post.

Uppgifterna och åtgärderna är avgiftsfria för den registrerade förutom om begäran uppenbarligen är ogrundad eller orimlig och i synnerhet om begäran framförs på återkommande sätt.

Anmälan till dataombudsmannen

Du kan göra en anmälan till dataombudsmannen om du misstänker att en organisation eller person behandlar dina personuppgifter i strid med dataskyddsbestämmelserna.

Kontakta dataombudsmannen först då den personuppgiftsansvarige vägrar att tillmötesgå din begäran och det enligt dig inte finns grunder för vägran. Dataombudsmannen tar i regel inte ställning till fall där den personuppgiftsansvariga inte kontaktats.

Läs mer på webbplatsen: https://tietosuoja.fi/sv/kann-till-dina-rattigheter

Personuppgiftsansvarig

Österbottens välfärdsområde
Sandviksgatan 2–4
65130 Vasa

06 218 1111, kirjaamo@ovph.fi

Registrets ansvars- och kontaktpersoner

Ansvarsperson
Kathy Guss, överskötare
+358 40 138 4890, kathy.guss@ovph.fi
Kontaktperson
Sofi Nyman, digichef
+358 40 149 5210, sofi.nyman@ovph.fi
Sonja Friman
+358 40 180 1400, sonja.friman@ovph.fi
Enhet
Kund- och resurscentrum
Sandviksgatan 2–4 65130 Vasa
Dataskyddsombud
Tuija Viitala, 06 213 1840, tuija.viitala@ovph.fi
Sandviksgatan 2–4 65130 Vasa

Anne Korpi, 040 183 2211, anne.korpi@ovph.fi
Dammbrunnsvägen 4, 65100 Vasa

Syftet med behandlingen av personuppgifter

Syftet med lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (703/2023) är att förenhetliga behandlingen av klientuppgifter inom social- och hälsovården vid både ordnandet och tillhandahållandet av social- och hälsovårdstjänster.

Syftet med den digitala plattformen och mobilapplikationstjänsten eKonsultaatio är att vårda (social- och hälsovårdstjänster), utveckla och upprätthålla klientrelationen.

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att ge användaren möjlighet att sköta hälso- eller sjukvårdsärenden.

Behandlingen av personuppgifter grundar sig i första hand på klientrelationen mellan den personuppgiftsansvarige och den registrerade, som bildas när den registrerade börjar använda den elektroniska ärendehanteringstjänsten och samtidigt ger ett separat samtycke till användningen av Dataskyddsbeskrivning för behandling av personuppgifter EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016), art.12–22 tjänsten. I behandlingen av personuppgifter ingår bl.a. elektronisk kommunikation, hälsorådgivning, patientundersökningar samt ordnande, genomförande, uppföljning och kvalitetskontroll av vården. Tjänsten är i första hand avsedd för den personuppgiftsansvariges klienter.

Stark användarautentisering i tjänsten är nödvändig med tanke på klientsäkerheten.

Uppgifterna i registret kan överföras till ett klient- eller patientdatasystem i enlighet med social- och hälsovårdslagstiftningen. Lag om behandling av klientuppgifter inom social- och hälsovården (703/2023).

Rättslig grund för behandling av personuppgifter

Första gången klienten loggar in i mobilapplikationen krävs autentisering via Suomi.fi-identifikation. Efter detta kan klienten skapa en egen inloggningskod.

Det går att ansluta till tjänsten via webbplatsen för Österbottens välfärdsområde genom att starta en chattkonversation med en yrkesperson. Alla funktioner i webbläsarversionen kräver inte stark autentisering.

Personuppgifter som behandlas

Följande personuppgifter lagras i registret:
• Klientens identifierings- och kontaktuppgifter: förnamn, efternamn, personnummer, adress, postnummer och hemkommun
• Uppgifter som skapats och sparats av klienten: e-post och telefonnummer till klienten och närmast anhörig
• Meddelanden (innehållet i det meddelande som personen skickat och svaret på det)
• Serviceuppgifter (uppgifter om tjänster som den registrerade har begärt och använt, uppgifter om de personer som har behandlat den registrerade, såsom yrkespersoner, tjänster, verksamhetsenheter)

Förvaringstid för personuppgifter

Personuppgifterna lagras i enlighet med informationshanteringsplanen. Förvaringstiden baseras på arkivlagen och speciallagar och på vilket behov verksamheten har att dokumentera och garantera såväl myndigheters som enskilda personers och sammanslutningars rättssäkerhet. Personuppgifterna på plattformen lagras i minst två (2) år. Patientuppgifter lagras i enlighet med bilagan till social- och hälsovårdsministeriets förordning om journalhandlingar (94/2022) och lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (703/2023). Klientuppgifter inom socialvården lagras i enlighet med lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården 703/2023 och arkivverkets beslut (AL/20064/07.01.01.03.01/2014). Uppgifterna raderas när det inte längre finns någon rättslig grund för att behandla dem.

Utlämnande av personuppgifter

Personuppgifter får endast lämnas ut utanför verksamhetsenheten med patientens samtycke eller enligt lag. Lag om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (703/2023) kapitel 8.

Uppgifterna kan lämnas ut till de myndigheter som upprätthåller nationella hälsovårdsregister för forsknings-, planerings- och statistikändamål samt till de myndigheter som övervakar hälsovårdsverksamheten, enligt vad som krävs enligt lag. Lag om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården (703/2023) kapitel 9.

Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Inget regelmässigt utlämnande av uppgifter. Uppgifter kan endast lämnas ut med den registrerades uttryckliga samtycke eller till myndigheter som har lagstadgad rätt till det. Uppgifter lämnas inte ut utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Principer för skydd av informationsmaterial

Datasäkerheten för informationsmaterial samt personuppgifternas konfidentialitet, integritet och tillgänglighet säkerställs genom lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder.

a) Manuellt informationsmaterial
Nej
b) Digitalt informationsmaterial
Digitalt informationsmaterial lagras i en molntjänst. Inloggning för yrkesverksamma via ad-användargränssnitt. Klienten använder stark autentisering.

Dina dataskyddsrättigheter

Rätt att kontrollera, korrigera och/eller komplettera av oriktig uppgift

Du har rätt att få veta om vi hanterar personuppgifter om dig och få kopia av dina personuppgifter.

Du har rätt att be oss korrigera eller komplettera oriktiga uppgifter om dig.
Stryka uppgifter

I en del situationer har du rätt att be Österbottens välfärdsområde stryka uppgifter om dig om något av följande uppfylls:
• Österbottens välfärdsområde behöver inte längre dina uppgifter för ursprungligt ändamål.
• Du tar tillbaka samtycket du gett och ingen annan laglig grund finns för hanteringen av dina uppgifter.
• Du motsätter dig hanteringen av dina uppgifter och ingen grundad anledning för hanteringen finns.
• Dina uppgifter har hanterats lagstridigt.
• Dina uppgifter ska strykas på grundval av lagstiftning.
Begränsning av uppgifter
Du har rätt att be att behandlingen av dina personuppgifter begränsas i vissa situationer:
• Du anser att uppgifterna är oriktiga.
• Dina uppgifter hanteras lagstridigt men du vill inte att de stryks helt.
• Österbottens välfärdsområde behöver inte längre dina uppgifter för ursprungligt ändamål, men du behöver dem för att skriva, framföra eller försvara yrkande.
• Du har motsatt dig hanteringen av dina uppgifter (bett att de inte alls skulle behandlas), men slutligt beslut övervägs ännu.

Överföring av uppgifter

Du har rätt att få uppgifter om dig som du lämnat till Österbottens välfärdsområde i utformad, allmänt använd och maskinläsbar form och eller begära att de överförs till annan registeransvarig.

Begäran om uppgifter

Du kan framföra skriftlig begäran om dina rättigheter per post eller e-post. Kontaktuppgifterna finns i punkten registrets ansvars- eller kontaktperson. Beakta att när du sänder ömtåliga personuppgifter ska du använda säker e-post.
Uppgifterna och åtgärderna är avgiftsfria för den registrerade förutom om begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig och i synnerhet om den framförs upprepade gånger.

Anmälan till dataombudsman

Du har rätt att göra anmälan till dataombudsmannen om du anser att man bryter mot tillämplig dataskyddsreglering vid hanteringen av dina personuppgifter.
Ta kontakt med dataombudsmannen först om registeransvarig avslår din begäran och du anser att inga grunder finns för avslaget. Dataombudsmannen tar i princip inte ställning i sådana fall där man inte själv kontaktat den registeransvarige.

Gör så här:

1. Välj den chattjänst du vill använda.
2. Identifiera dig med dina personliga nätbankskoder eller mobilcertifikat.
3. Du kommer att bli tillfrågad om du vill agera i ditt eget ärende eller på någon annans vägnar. Välj att agera på någon annans vägnar.
4. Du kommer att omdirigeras till Suomi.fi-tjänsten. Välj där den person du är auktoriserad att agera för.
5. När du har valt personen från listan, återgår du till att sköta ärendet i chattjänsten

I vissa av Österbottens välfärdsområdes tjänster finns möjlighet att uträtta ärenden för en annan person  gällande ärenden inom hälso- och sjukvården. På denna sida berättar vi om hur uträttande av ärenden för en annan person organiseras och hur man gör en fullmakt.

Mer information om användningen av Suomi.fi-fullmakter finns på: Medborgarrådgivning | Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata

Så här gör du en fullmakt

Du kan ge en annan person officiell tillåtelse att agera på dina vägnar. Gör då en fullmakt åt honom eller henne i Suomi.fi-tjänsten. Den person som får fullmakten kan vara din make/maka, nära anhörig eller någon annan pålitlig person. Den person som får fullmakten kan sköta dina ärenden. Fullmakter – Suomi.fi

Hur kan jag agera på någon annans vägnar?

Du kan agera på någon annans vägnar om du har fått en fullmakt för detta. Personen som du vill agera för väljs i suomi.fi-webbtjänsten. Tjänsten kontrollerar din rätt att agera via befolkningsdatasystemet. Våra yrkespersoner får information om du agerar för någon annan och registrerar detaljerna om ärendet i den berörda personens kund- och patientuppgifter.

Hur ger jag en fullmakt till någon annan?

Du kan ge en fullmakt till någon annan att agera på dina vägnar i suomi.fi-webbtjänsten. Den person du ger fullmakten till kan vara din make/maka, nära anhörig eller någon annan som du anser vara pålitlig. Den person som får fullmakten har tillåtelse att diskutera med våra yrkespersoner om dina personliga social- och hälsouppgifter.

Kan jag göra en fullmakt utan Suomi.fi-identifiering?

Om du eller den person du vill ge fullmakt till inte har möjlighet att använda webbtjänster, kan du göra en fullmakt på en av Digi- och befolkningsdatasystemets serviceställen. Digi- och befolkningsdatasystemets serviceställen finns här.

Suomi.fi-fullmakter, assisterat befullmäktigande för personkunder – Suomi.fi

Att agera på ett barns vägnar

Du kan agera i tjänsten för ditt barn som är under 18 år, om en yrkesperson bedömer att detta är nödvändigt med hänsyn till barnets mognadsgrad. Endast en officiell vårdnadshavare kan agera med fullmakt för den som är under vårdnad. Om barnet bedöms vara moget nog att fatta egna beslut och inte vill att vårdnadshavaren ska se deras uppgifter, kommer vårdnadshavaren inte att kunna se dem. Läs mer om bedömningen av minderårigas självständiga beslutsförmåga (THL).

Utvärdering av en minderårigs beslutsförmåga inom hälso- och sjukvården – THL

Att agera på en minderårigs vägnar hindras av följande skäl:

• Barnet är omhändertaget, föräldern har inte rätt att agera på barnets vägnar.
• Barnet har skyddad identitet.
• Alla barnets vårdnadshavare har skyddad identitet, ingen vårdnadshavare kan agera på barnets vägnar.
• Det finns ett avtal eller beslut om delad vårdnad som gäller annat än boende.